Geschäftskonto oder Privatkonto: Was Selbstständige wissen sollten

1. Kurze Einleitung

Viele Selbstständige nutzen anfangs ihr gewohntes Girokonto auch für geschäftliche Zahlungen – und fragen sich irgendwann, ob das eigentlich erlaubt ist oder ob ein Geschäftskonto vorgeschrieben ist. Die Antwort hängt davon ab, in welcher Rechtsform gearbeitet wird und was der eigene Kontovertrag vorsieht. Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Unterschiede zwischen Geschäfts- und Privatkonto verständlich ein.

2. Was unterscheidet ein Geschäfts- von einem Privatkonto?

Ein als Privatkonto angebotenes Girokonto ist nach den jeweiligen Vertragsbedingungen regelmäßig für private Zahlungsvorgänge vorgesehen. Ein Geschäftskonto wird dagegen ausdrücklich für eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit geführt – entweder als eigenes Zusatzkonto einer selbstständigen Person oder, bei Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG, im Namen des Unternehmens selbst. Banken unterscheiden diese Kontoarten bereits in ihren Produktbezeichnungen und in den jeweiligen Vertragsbedingungen, etwa bei den vorgesehenen Nutzungszwecken oder bei Freigabe- und Vollmachtsregelungen für weitere Personen. Welche Kontoart im Einzelfall passt, ergibt sich also weniger aus der umgangssprachlichen Bezeichnung als aus dem tatsächlichen Vertragsinhalt.

3. Besteht für Selbstständige eine gesetzliche Pflicht?

Für Einzelunternehmer und Freiberufler gibt es keine allgemeine gesetzliche Vorschrift, ein besonderes Geschäftskonto zu führen. Das bestätigt auch die IHK Kassel-Marburg ausdrücklich: Eine gesetzliche Vorschrift, die das Führen eines besonderen betrieblichen Geschäftskontos verlangt, gibt es für Einzelunternehmer nicht. Auch die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ändert daran nichts – sie ist eine umsatzsteuerliche Regelung und keine eigene Unternehmensrechtsform, aus der sich eine Kontopflicht ableiten ließe.

4. Warum der Kontovertrag trotzdem entscheidend ist

Dass keine gesetzliche Pflicht besteht, bedeutet nicht automatisch, dass jedes Privatkonto uneingeschränkt geschäftlich genutzt werden darf. Banken müssen bei der Kontoführung gesetzliche Prüf- und Sorgfaltspflichten erfüllen, etwa im Rahmen der Geldwäscheprävention. Davon getrennt zu betrachten ist die Frage, ob eine private oder geschäftliche Nutzung überhaupt zulässig ist – das richtet sich nach den Bedingungen des jeweiligen Kontovertrags. Wird ein Konto entgegen den vereinbarten Bedingungen genutzt, können sich daraus vertragliche Folgen ergeben. Wer ein Privatkonto geschäftlich nutzen möchte oder ein neues Konto auswählt, kann deshalb vorab prüfen, für welchen Nutzungszweck das jeweilige Konto laut Vertrag vorgesehen ist und welche Regelungen für eine abweichende Nutzung gelten.

5. Was bei GmbH und UG gilt

Bei einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) liegen die Dinge anders. Beide sind nach § 13 GmbHG eigenständige juristische Personen mit eigenen Rechten, Pflichten und eigenem Vermögen; für ihre Verbindlichkeiten haftet grundsätzlich nur das Gesellschaftsvermögen. Vor der Anmeldung zum Handelsregister müssen die gesetzlich erforderlichen Einlagen erbracht sein. Bei der GmbH gelten dafür die Mindestvorgaben des § 7 GmbHG; bei der UG muss das vereinbarte Stammkapital vollständig als Geldeinlage erbracht werden. In der Praxis geschieht das über ein Konto, das auf die Gesellschaft beziehungsweise die Gesellschaft in Gründung lautet – ein bestimmtes Bankprodukt mit der Bezeichnung „Geschäftskonto" schreibt das Gesetz dabei nicht vor. Wichtig ist aber: Das private Konto einer Gesellschafterin oder eines Gesellschafters ersetzt kein Konto der Gesellschaft, weil deren Vermögen rechtlich getrennt bleibt.

6. Mögliche Funktionen eines Geschäftskontos

Geschäftskonten sind grundsätzlich auf eine gewerbliche oder freiberufliche Nutzung ausgelegt. Je nach Anbieter können sie beispielsweise mehrere Karten für unterschiedliche Personen, eigene Zugänge oder Berechtigungen für weitere Personen wie Mitarbeitende oder Steuerberatung, Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware, Exportmöglichkeiten für Buchungsdaten oder unterschiedliche Regeln für Überweisungen und Bargeldeinzahlungen umfassen. Nicht jedes Geschäftskonto verfügt über alle diese Funktionen – der tatsächliche Funktionsumfang hängt vom jeweiligen Anbieter und Tarif ab und wird an dieser Stelle bewusst nicht verglichen. Bei der Auswahl eines Kontos kann es sich lohnen, neben den Kosten auch zu prüfen, ob ein Konto ausdrücklich für die eigene Rechtsform vorgesehen ist, welche Berechtigungen sich einrichten lassen und wie eine spätere Kündigung oder ein Kontowechsel vertraglich geregelt ist.

7. Zuordnung für die Buchführung

Wer private und betriebliche Zahlungen auf demselben Konto mischt, muss die einzelnen Buchungen für die Buchführung eindeutig zuordnen. Ein getrennt geführtes Konto kann diese Zuordnung und die laufende Übersicht erleichtern. Für im Handelsregister eingetragene Kaufleute besteht zudem eine handelsrechtliche Buchführungspflicht nach dem HGB, wie die IHK Region Stuttgart erläutert; ein separates Konto ist dabei aber selbst kein Bestandteil dieser gesetzlichen Pflicht, sondern lediglich ein praktisches Hilfsmittel, um die geforderten Geschäftsvorfälle nachvollziehbar zu dokumentieren.

8. Welche Kosten grundsätzlich vorkommen können

Geschäftskonten können abhängig von Anbieter und Tarif unterschiedliche Kosten verursachen, etwa eine Grundgebühr, Kosten für die Kartennutzung oder Gebühren für einzelne Transaktionen. Wie hoch diese im Einzelfall ausfallen, hängt vom jeweiligen Angebot ab und wird an dieser Stelle bewusst nicht verglichen.

9. Max Mustermann und das „Musterwerk Studio"

Max Mustermann arbeitet selbstständig unter dem vollständig fiktiven Namen „Musterwerk Studio". Bislang laufen auf seinem einzigen Konto private Supermarkteinkäufe, Kundenzahlungen, Softwarekosten, private Mietzahlungen und Rechnungen für Arbeitsmaterial nebeneinander. Für seine Buchführung muss er deshalb jede einzelne Buchung durchsehen und entscheiden, ob sie privat oder geschäftlich war. Würde er stattdessen ein zweites, ausschließlich für „Musterwerk Studio" genutztes Konto führen, liefen Kundenzahlungen, Softwarekosten und Materialrechnungen automatisch getrennt von privaten Ausgaben wie Supermarkt und Miete. Das erleichtert ihm die laufende Übersicht – unabhängig davon, ob er dazu gesetzlich verpflichtet ist.

10. Häufige Missverständnisse

„Jede oder jeder Selbstständige muss gesetzlich ein Geschäftskonto führen."
Das trifft auf Einzelunternehmer und Freiberufler nicht zu – hier besteht keine allgemeine gesetzliche Pflicht.

„Ohne Pflicht darf ich mein Privatkonto immer uneingeschränkt geschäftlich nutzen."
Das ist ein Trugschluss: Ob das zulässig ist, hängt vom jeweiligen Kontovertrag ab, nicht allein vom Fehlen einer gesetzlichen Vorschrift.

„Bei einer GmbH oder UG reicht auch das private Konto der Gründerin oder des Gründers."
Nein – die Gesellschaft besitzt ein eigenes, rechtlich getrenntes Vermögen und benötigt deshalb ein eigenes Konto.

11. Fazit

Ob ein Geschäftskonto notwendig ist, hängt von der Unternehmensform und dem eigenen Kontovertrag ab. Einzelunternehmer und Freiberufler sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, sollten aber die Bedingungen ihrer Bank prüfen. Bei GmbH und UG verlangt das Gesetz kein bestimmtes Bankprodukt mit der Bezeichnung „Geschäftskonto" – die Gesellschaft besitzt jedoch ein eigenes, von den Gesellschaftern getrenntes Vermögen. Deshalb wird in der Praxis ein auf die Gesellschaft beziehungsweise die Gesellschaft in Gründung lautendes Konto benötigt.

Weiterführende Informationen

Quellen

Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und stellen keine individuelle Finanz-, Steuer- oder Rechtsberatung dar.