Rechnung richtig schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG

1. Kurze Einleitung

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist mehr als eine Formalität: Fehlen bestimmte Pflichtangaben, kann das beim Empfänger den Vorsteuerabzug gefährden und beim Aussteller zu Rückfragen des Finanzamts führen. Dieser Beitrag erklärt anhand von § 14 UStG und § 33 UStDV, wann eine Rechnungspflicht besteht, welche Angaben eine reguläre Rechnung enthalten muss, wann eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung ausreicht, was für Kleinunternehmer gilt und wie sich Fehler auf einer bereits ausgestellten Rechnung korrigieren lassen – ohne individuelle Steuerberatung zu ersetzen.

2. Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Nach § 14 Abs. 2 UStG ist ein Unternehmer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen, wenn er

eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringt,
eine Leistung an eine juristische Person erbringt, die nicht Unternehmer ist (z. B. eine Behörde), oder
eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführt – das betrifft insbesondere Bauleistungen, auch gegenüber Privatpersonen.

Diese Pflicht gilt nicht für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (z. B. bestimmte Finanz- oder Versicherungsumsätze). Gegenüber Privatpersonen besteht außerhalb der ausdrücklich geregelten Fälle keine allgemeine Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 UStG – diese Aussage bezieht sich ausschließlich auf das Umsatzsteuerrecht und trifft keine Aussage über mögliche Pflichten aus anderen Rechtsgebieten.

3. Diese Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung

§ 14 Abs. 4 UStG unterscheidet zwischen allgemeinen Pflichtangaben, die für jede reguläre Rechnung gelten, und zwei zusätzlichen Angaben, die nur in bestimmten Sonderfällen hinzukommen.

Die acht allgemeinen Pflichtangaben (Nr. 1 bis 8):

vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (bzw. bei Vorauszahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, falls dieser feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht)
das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, oder bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf

Zwei weitere Angaben (Nr. 9 und 10) sind nur in bestimmten Sonderfällen erforderlich, nicht bei jeder Rechnung: ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei bestimmten Bauleistungen an Privatpersonen sowie die Kennzeichnung „Gutschrift", wenn ausnahmsweise der Leistungsempfänger selbst die Rechnung ausstellt.

4. Beispiel: Wie eine vollständige Rechnung aufgebaut ist

Beispiel (fiktive Daten): Ein Malerbetrieb hat Büroräume gestrichen und stellt dafür eine Rechnung mit folgenden Angaben aus:

Leistender Unternehmer: Mustermann Malerbetrieb, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, Steuernummer 12/345/67890
Leistungsempfänger: Beispiel GmbH, Beispielweg 2, 54321 Beispielstadt
Rechnungsnummer: 2026-0142
Ausstellungsdatum: 10.09.2026
Leistung: Malerarbeiten Büroräume, 45 m², Leistungszeitraum 01.09.2026 bis 05.09.2026
Nettobetrag: 1.200,00 Euro
Umsatzsteuer 19 %: 228,00 Euro
Bruttobetrag: 1.428,00 Euro

Alle acht allgemeinen Pflichtangaben aus Abschnitt 3 sind damit enthalten – ohne dass die Rechnung dafür unnötig kompliziert aufgebaut sein müsste.

5. Kleinbetragsrechnung: Welche Angaben reichen aus?

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis einschließlich 250 Euro erlaubt § 33 UStDV eine vereinfachte Form, die sogenannte Kleinbetragsrechnung. Ausreichend sind:

vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Angaben zum Leistungsempfänger entfallen)
Ausstellungsdatum
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe (also der Bruttobetrag) sowie der anzuwendende Steuersatz, bzw. bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

Nicht erforderlich sind bei einer Kleinbetragsrechnung insbesondere: Angaben zum Leistungsempfänger, Steuernummer/USt-IdNr. sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Die 250-Euro-Grenze gilt seit 2017 unverändert (angehoben durch das Bürokratieentlastungsgesetz II von zuvor 150 Euro).

6. Was gilt für Kleinunternehmer?

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmt, weist auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert aus. Für diese steuerfreien Umsätze legt § 34a UStDV eigene, schlankere Mindestangaben fest: Name und Anschrift beider Seiten, eine Identifikationsangabe (Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die neuere Kleinunternehmer-Identifikationsnummer), Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt als Gesamtsumme sowie ein ausdrücklicher Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.

Wichtig: Wer als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer gesondert ausweist – etwa weil eine ungeeignete Rechnungsvorlage verwendet wurde – schuldet diesen ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG unabhängig davon, ob das versehentlich geschah. Die ausführlichen Grenzen, Voraussetzungen und weiteren Besonderheiten der Kleinunternehmerregelung erklärt der Beitrag Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG – dieser Abschnitt beschränkt sich bewusst auf den rechnungsbezogenen Sonderfall.

7. Was passiert bei Fehlern auf einer Rechnung?

Die Folgen hängen von der Art des Fehlers ab:

Formale Lücken (z. B. fehlende Rechnungsnummer, fehlender Leistungszeitraum): grundsätzlich korrigierbar, siehe Abschnitt 8.

Zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer (§ 14c Abs. 1 UStG, „unrichtiger Steuerausweis" – etwa ein falscher, zu hoher Steuersatz): Der Aussteller schuldet zunächst den überhöhten Betrag, kann diesen aber durch Berichtigung gegenüber dem Finanzamt korrigieren.

Unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer (§ 14c Abs. 2 UStG – etwa durch einen Kleinunternehmer oder eine Person ohne Unternehmereigenschaft): Der ausgewiesene Betrag wird geschuldet. Eine Korrektur ist nur möglich, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist – der Empfänger hat also entweder keinen Vorsteuerabzug geltend gemacht oder eine bereits geltend gemachte Vorsteuer zurückgezahlt – und erfordert einen gesonderten schriftlichen Antrag beim Finanzamt.

Eine fehlerhafte Rechnung ist damit nicht automatisch „ungültig", und der Vorsteuerabzug ist nicht in jedem Fall verloren: Welche Folgen tatsächlich eintreten, hängt vom konkreten Fehler ab.

8. Rechnung korrigieren: Was ist zu beachten?

Eine Rechnung mit fehlenden oder unrichtigen Angaben kann nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden – durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Der Europäische Gerichtshof entschied 2016 im Fall Senatex (EuGH, Urteil vom 15.09.2016, Rechtssache C-518/14, ECLI:EU:C:2016:691), dass eine solche Rechnungsberichtigung unter bestimmten Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsausstellung zurückwirken kann; der Bundesfinanzhof bestätigte dies mit Urteil vom 20.10.2016 (V R 26/15) und gab seine bis dahin gegenteilige Rechtsprechung auf. Die Finanzverwaltung hat diese Rückwirkung mit BMF-Schreiben vom 18.09.2020 (Az. III C 2 – S 7286-a/19/10001 :001, BStBl I 2020, S. 976) in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen. In der Praxis bedeutet das: Ist eine berichtigungsfähige Rechnung vorhanden und wird sie unter den von der Rechtsprechung aufgestellten Voraussetzungen korrigiert, kann der Vorsteuerabzug auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurückwirken.

Eine wichtige Grenze zog der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 22.01.2020 (XI R 10/17): Rückwirkend berichtigungsfähig ist nur ein Dokument, das bereits im Ursprung die Mindestangaben einer Rechnung enthielt – Angaben zu Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer. Fehlt eine dieser fünf Kernangaben vollständig, wirkt eine spätere Ergänzung nicht rückwirkend, sondern erst ab dem Zeitpunkt der Korrektur.

9. E-Rechnung kurz eingeordnet

Unabhängig von den inhaltlichen Pflichtangaben stellt sich zunehmend auch die Frage nach dem technischen Format: Seit 2025 gilt schrittweise eine verpflichtende elektronische Rechnung (E-Rechnung) im inländischen B2B-Geschäft. Die inhaltlichen Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG ändern sich dadurch nicht – nur das Übermittlungsformat. Wer genau wann umstellen muss, erklärt der Beitrag E-Rechnung 2027: Wer umstellen muss im Finanz-News-Bereich.

10. Fazit / Einordnung von Kluge Finanz

Eine vollständige Rechnung schützt beide Seiten: den Aussteller vor Rückfragen, den Empfänger vor einem gefährdeten Vorsteuerabzug. Für die meisten Geschäftsvorfälle reicht die Kenntnis der acht allgemeinen Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG sowie der vereinfachten Regeln für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Wer als Kleinunternehmer auftritt oder eine fehlerhafte Rechnung korrigieren muss, sollte die jeweiligen Besonderheiten kennen, bevor voreilig eine komplett neue Rechnung erstellt wird. Mehr zu verwandten Themen erklären die Beiträge zu Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG sowie zu Geschäftskonto oder Privatkonto; wie Kluge Finanz recherchiert, beschreibt die Methodik-Seite.

Quellen

Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und stellen keine individuelle Finanz-, Steuer- oder Rechtsberatung dar.